Polityka prywatności

1. Kto odpowiada za Wasze dane

Administratorem danych osobowych w Wedding Guests jest Piotr Makowiec, Binarowa 469, 38-340 Biecz, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną (art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców). Kontakt: contact@wedding-guests.com.

2. Pary: jakie dane i po co

• Konto (imię i nazwisko, e-mail, hasło przechowywane wyłącznie jako bezpieczny skrót, język): świadczenie usługi na podstawie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Dane wesela (imiona, data, miejsca, dane kontaktowe, które chcecie pokazać gościom, teksty strony i zdjęcie okładki): świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b).
• Zakupy (plan, kwota, podatek, data, status płatności oraz imię i nazwisko, e-mail i kraj adresu rozliczeniowego podane przy płatności): realizacja planu płatnego oraz obowiązki podatkowe i rachunkowe, w tym ewidencja sprzedaży i kontrola limitów działalności Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. b i c). Pełny adres rozliczeniowy zbiera Stripe, my zapisujemy tylko kraj. Do przeliczania płatności w euro używamy kursów publikowanych przez Narodowy Bank Polski, które nie są danymi osobowymi.
• Zapis akceptacji i zgód (którą wersję regulaminu zaakceptowaliście i kiedy; kiedy gość zgodził się na podanie diety i alergii): wykazanie zawarcia umowy i udzielenia zgody, czego wymaga od nas prawo (art. 6 ust. 1 lit. c i art. 7 ust. 1 RODO), oraz nasz prawnie uzasadniony interes w ustaleniu i obronie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Bezpieczeństwo logowania (kiedy ostatnio się logowaliście, na ilu urządzeniach jesteście zalogowani, nieudane próby hasła i czasowa blokada po zbyt wielu z nich): ochrona Waszego konta, nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).
• E-maile serwisowe (potwierdzenie adresu, reset hasła, odpowiedzi gości, przypomnienia o usunięciu danych): świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b).
• Dane techniczne i bezpieczeństwa (np. adres IP, czas i rodzaj żądania): dbanie o bezpieczeństwo i działanie Serwisu, nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).

2a. Pomoc z kontem i płatnościami

Gdy do nas piszecie albo coś nie działa, administrator Usługodawcy widzi Wasze konto (imię i nazwisko, e-mail, czy jest potwierdzony, dane logowania, zaakceptowany regulamin), Wasze wesela (nazwę, datę, adres strony, kto nimi zarządza oraz wyłącznie liczbę gości, zaproszeń i odpowiedzi) oraz Wasze płatności i plany. Administrator nie widzi list gości, ich odpowiedzi, diet ani danych kontaktowych.

Administrator może potwierdzić Wasz adres e-mail, wysłać link do zmiany hasła (nigdy nie poznaje hasła), zdjąć blokadę logowania, wylogować Was ze wszystkich urządzeń, sprawdzić płatność w Stripe, zwrócić płatność, przyznać plan bez opłaty oraz czasowo zablokować konto w razie nadużycia lub na Waszą prośbę. Przy zwrocie, przyznaniu planu i blokadzie zapisujemy, kto to zrobił, kiedy i dlaczego.

Podstawa: świadczenie usługi oraz obsługa odstąpień od umowy i reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. b), nasze obowiązki prawne jako sprzedawcy (art. 6 ust. 1 lit. c) oraz prawnie uzasadniony interes w udzielaniu pomocy, zapobieganiu nadużyciom i możliwości rozliczenia się z podjętych działań (art. 6 ust. 1 lit. f).

Do prowadzenia działalności korzystamy też ze statystyk zbiorczych, takich jak liczba kont, wesel, odpowiedzi i sprzedaży. To liczby, a nie dane o konkretnej osobie.

3. Goście: jakie dane i po co

Dane gości pochodzą z dwóch źródeł: od pary, która dodaje gości do listy, i od samych gości, którzy odpowiadają na swojej stronie.

• Wpisywane przez parę: imiona i nazwiska, zaproszenie, do którego należy gość, oraz opcjonalnie telefon lub e-mail, których para używa do samodzielnych przypomnień. Podstawa: prawnie uzasadniony interes pary i nasz, polegający na organizacji wesela i świadczeniu usługi (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Podawane przez gości: kto przyjdzie, imię i nazwisko osoby towarzyszącej, wiek dzieci w dniu wesela, wydarzenia dodatkowe, nocleg i transport. Podstawa: ten sam prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Diety i alergie: informacje takie jak dieta bezglutenowa lub bez laktozy oraz notatki o alergiach mogą dotyczyć zdrowia. Przetwarzamy je wyłącznie za wyraźną zgodą gościa, wyrażoną na stronie odpowiedzi (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Podanie ich jest dobrowolne, a zgodę można w każdej chwili wycofać, pisząc do pary lub do nas.

4. Kto widzi dane

• Para (właściciel konta i zaproszony przez niego partner) widzi gości i odpowiedzi swojego wesela. Notatki o alergiach i dane kontaktowe gości widzi tylko ona.
• Goście widzą wyłącznie swoje zaproszenie.
• Administrator Usługodawcy, w zakresie opisanym w punkcie 2a, bez dostępu do list gości i odpowiedzi.
• Firmy, które pomagają nam prowadzić Serwis, na podstawie umów powierzenia: hosting serwerów w Europejskim Obszarze Gospodarczym, wysyłka e-maili, przechowywanie zdjęć okładek oraz monitoring techniczny (który nie otrzymuje odpowiedzi ani danych kontaktowych gości).
• Google Ireland Limited, który zapewnia analitykę Google Analytics po zgodzie na stronach marketingowych i rejestracji, opisaną w punkcie 9.
• Stripe, który obsługuje płatności jako odrębny administrator, na zasadach własnej polityki prywatności.
• Biuro rachunkowe i organy publiczne, gdy wymaga tego prawo.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy (np. Google, Stripe, Cloudflare, który przechowuje zdjęcia okładek w UE i dostarcza je przez swoją światową sieć, lub dostawca monitoringu) mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Podstawą przekazania jest wtedy decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowe klauzule umowne.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Wesele z gośćmi i odpowiedziami: do roku po dacie wesela albo do końca opłaconego dostępu, jeśli kończy się później. Para może usunąć je wcześniej (usunięcie następuje po 7 dniach).
• Konto: do jego usunięcia. Konta niepotwierdzone usuwamy po 7 dniach.
• Pliki eksportu z listą gości: 7 dni.
• Rejestry wysłanych e-maili i wiadomości wewnętrznych: 30 dni.
• Dane o płatnościach i dokumenty podatkowe, w tym ewidencja sprzedaży oraz notatki o zwrotach i planach przyznanych bez opłaty: 5 lat od końca roku, w którym nastąpiła płatność.
• Zaakceptowana wersja regulaminu, dane logowania i powód blokady: do usunięcia konta (powód blokady usuwamy po odblokowaniu konta).
• Zgoda gościa na podanie diety i alergii: tak długo jak odpowiedź, której dotyczy, czyli do usunięcia wesela.
• Logi techniczne i dane monitoringu: do 30 dni.
• Kopie zapasowe (szyfrowane, przechowywane w Europejskim Obszarze Gospodarczym): do 30 dni, więc dane usunięte z Serwisu znikają z kopii najpóźniej po 30 dniach.

7. Wasze prawa

Macie prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na przetwarzanie przed jej wycofaniem). Napiszcie na contact@wedding-guests.com. Goście mogą też zwrócić się bezpośrednio do pary.

Możecie również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Dane konta są potrzebne do korzystania z Serwisu. Odpowiedzi gości są dobrowolne, a diety, alergie i dane kontaktowe zawsze opcjonalne. Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji i nie profilujemy.

9. Pliki cookies

Logowanie korzysta z niezbędnych cookies: wedding_rsvp_access (krótkotrwały token logowania) i __Host-wedding_rsvp_refresh (podtrzymuje sesję, niedostępny dla skryptów strony). Strony odpowiedzi gości nie ładują Google Analytics. Na publicznych stronach marketingowych i stronie rejestracji Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) uruchamia się dopiero po zgodzie na analitykę. Mierzy wizyty, użycie demo, kliknięcia rejestracji i ukończone rejestracje, z językiem, planem i oznaczeniami kampanii. Podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Analityka wykorzystuje informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz cookies, np. _ga i _ga_R6X3RY6HW1, skonfigurowane do wygaśnięcia po 60 dniach bez odnowienia. Wybór zgody zapisujemy w pamięci lokalnej przeglądarki na maksymalnie 180 dni. Możecie zmienić lub wycofać zgodę przez Ustawienia prywatności; odmowa nie ogranicza korzystania z Serwisu. Wycofanie zatrzymuje analitykę i usuwa dostępne cookies Google Analytics.

Nie stosujemy jej w dashboardach, na stronach gości, logowania ani linkach weryfikacji i zmiany hasła z tokenami. Nie wysyłamy nazwisk, e-maili, tokenów zaproszeń, diet ani alergii. Zapis reklamowy, Google signals i personalizacja reklam są wyłączone. Raporty obejmują tylko odwiedzających, którzy wyrazili zgodę.

Okres przechowywania danych zdarzeń zależy od ustawień usługi Google Analytics; informację o aktualnym okresie możecie uzyskać, kontaktując się z nami. Google może przetwarzać dane poza EOG na zasadach swoich warunków przetwarzania i przekazywania danych.

10. Bezpieczeństwo

Połączenia są szyfrowane (HTTPS), hasła przechowujemy jako bezpieczne skróty, linki gości zawierają tylko losowy kod, strony gości są wyłączone z wyszukiwarek, a dostęp do danych jest ograniczony do tego, czego każdy potrzebuje.

11. Zmiany

Zaktualizujemy tę politykę, gdy zmieni się Serwis lub prawo, a o ważnych zmianach poinformujemy właścicieli kont e-mailem.