W tym poradniku
Zacznijcie od budżetu i sali
Zanim spiszecie nazwiska, ustalcie, ilu gości możecie przyjąć. Sala ma swoją pojemność, a koszt wesela rośnie z każdą osobą. Zacznijcie od najbliższej rodziny i przyjaciół, a potem dopisujcie kolejne kręgi, aż dojdziecie do limitu.
Myślcie zaproszeniami, nie pojedynczymi osobami
Zaproszenie zwykle trafia do całego gospodarstwa: pary, rodziny z dziećmi albo jednej osoby z osobą towarzyszącą. Układajcie listę według zaproszeń i przy każdym zapiszcie, kto dokładnie jest zaproszony. Dzięki temu od razu wiecie, ile zaproszeń wydrukować i komu je wręczyć.
- jedna osoba: ciocia, kolega z pracy,
- para: dwoje dorosłych na jednym zaproszeniu,
- osoba z osobą towarzyszącą: imię towarzysza poda gość w odpowiedzi,
- rodzina: najwyżej dwoje dorosłych i dowolna liczba dzieci.
Co zapisać o każdym gościu
- nazwę zaproszenia, na przykład „Rodzina Nowaków”,
- imiona i nazwiska zaproszonych osób oraz ich rolę: para, dziecko, osoba towarzysząca,
- wiek dzieci, jeśli sala liczy je osobno,
- telefon albo e-mail do kontaktu i przypomnień,
- czy proponujecie nocleg i transport,
- czy zapraszacie na poprawiny albo inne wydarzenia,
- czy zaproszenie zostało już przekazane, kiedy i jak.
Osoby towarzyszące i dzieci
Zdecydujcie z góry, kto może przyjść z osobą towarzyszącą, i zaznaczcie to przy zaproszeniu. Imię takiej osoby najprościej zebrać od gościa w odpowiedzi na zaproszenie.
Przy dzieciach zapisujcie wiek, bo wiele sal ma osobny cennik dla najmłodszych i liczy je w przedziałach. Jeśli wesele jest tylko dla dorosłych, napiszcie to wprost na zaproszeniu.
Poprawiny i inne wydarzenia
Na poprawiny często zaprasza się tylko część gości. Zaznaczcie przy każdym zaproszeniu, czy obejmuje drugi dzień, i pytajcie o obecność na nim osobno. Tylko wtedy będziecie mieć dokładną liczbę osób na każde wydarzenie.
Arkusz czy aplikacja?
Arkusz w Excelu wystarczy na początek, ale gdy zaczynają spływać odpowiedzi, trudno utrzymać go aktualnym, zwłaszcza we dwoje. Aplikacja, w której goście sami odpowiadają na swoje zaproszenia, liczy wszystko za Was i pokazuje obojgu tę samą, aktualną listę.
Na liście gości każda osoba ma swój wiersz z odpowiedzią, dietą, wiekiem, noclegiem i kolumną dla każdego dodatkowego wydarzenia. Wyszukiwarka i filtry pokażą w kilka sekund, na przykład, kto jest na diecie bezglutenowej albo kto jeszcze nie odpowiedział na zaproszenie na poprawiny.
Planujcie we dwoje
Listę gości zwykle układa dwoje ludzi i dwie rodziny. Zamiast przesyłać sobie kolejne wersje arkusza, pracujcie na jednej liście z dwóch kont.
- Otwórzcie Konto i plan, część „Ty i Twoja druga połówka”.
- Wpiszcie e-mail partnera lub partnerki i wyślijcie zaproszenie. Link w wiadomości działa przez 7 dni.
- Po przyjęciu zaproszenia każde z Was loguje się własnym e-mailem i hasłem i widzi te same zaproszenia, odpowiedzi i przypomnienia.
Jak przenieść listę do Wedding Guests
Macie już listę w Excelu? Wgrajcie ją albo wypełnijcie nasz szablon. Przed zapisem zobaczycie podgląd, a możliwe duplikaty zaznaczymy, żebyście zdecydowali, co z nimi zrobić.
Wolicie od zera? W zakładce Zaproszenia kliknijcie „Dodaj zaproszenie”, wybierzcie rodzaj (jedna osoba, para, z osobą towarzyszącą, rodzina) i wpiszcie imiona. Przy zaproszeniu zaznaczycie też nocleg, a w razie potrzeby dodacie telefon albo e-mail do przypomnień.
Potem każde zaproszenie ma swój kod QR, goście odpowiadają sami, a Wy na bieżąco widzicie obecność, diety, wiek dzieci, noclegi i transport, także osobno dla poprawin.
Częste pytania
- Ilu gości zaprosić na wesele?
- To zależy od budżetu i sali. Zacznijcie od pojemności sali i kosztu jednej osoby, potem dopisujcie gości od najbliższych, aż dojdziecie do limitu.
- Czy dzieci wliczają się do liczby gości?
- Tak, ale sale często liczą je inaczej, według wieku. Zapisujcie wiek każdego dziecka i sprawdźcie cennik sali.
- Kiedy wręczyć zaproszenia na wesele?
- Zwykle dwa do trzech miesięcy przed weselem, a gościom z daleka nawet wcześniej, żeby mogli zaplanować przyjazd i nocleg.
