W tym poradniku
Kiedy prosić o potwierdzenie przybycia
Zaproszenia zwykle wręcza się od dwóch do trzech miesięcy przed weselem. Termin odpowiedzi warto ustawić na cztery do sześciu tygodni przed uroczystością. Dzięki temu zostanie Wam zapas na dopytanie spóźnialskich, a sala i catering dostaną ostateczne liczby wtedy, kiedy ich potrzebują.
Zanim wybierzecie datę, zapytajcie salę, do kiedy musicie podać liczbę gości i jadłospis. Wasz termin odpowiedzi powinien wypadać co najmniej tydzień wcześniej.
O co zapytać gości
Samo „będę” albo „nie będę” to za mało. Najwięcej pracy oszczędzicie sobie, pytając od razu o wszystko, czego potrzebujecie:
- obecność każdej zaproszonej osoby osobno, a nie całego zaproszenia naraz,
- imię osoby towarzyszącej, jeśli zapraszacie kogoś „z osobą towarzyszącą”,
- wiek dzieci, bo sale często inaczej liczą miejsca dla najmłodszych,
- diety i alergie, z miejscem na krótką notatkę,
- nocleg i transport, jeśli je organizujecie,
- obecność na poprawinach albo innych wydarzeniach, jeśli zapraszacie na nie osobno.
Sposoby zbierania odpowiedzi
Telefony i SMS-y są najprostsze na start, ale szybko się w nich gubicie: odpowiedzi trafiają do dwóch telefonów, część gości pisze na komunikatorze, a lista w Excelu nigdy nie jest aktualna.
Papierowa karta RSVP wygląda pięknie, lecz wymaga wysłania jej z powrotem i ręcznego przepisania. Ogólny formularz online wymaga od gości wpisania nazwiska i nie wie, kto jest na którym zaproszeniu.
Najwygodniejszy jest osobny link albo kod QR dla każdego zaproszenia. Gość otwiera swoją stronę, widzi imiona zaproszonych osób i odpowiada za każdą z nich w kilkadziesiąt sekund. Wy od razu wiecie, kto odpowiedział, a kto jeszcze nie.
Co zrobić z gośćmi, którzy nie odpowiadają
Zawsze znajdzie się kilka osób, które zapomną. Najlepiej działa krótka, osobista wiadomość od Was, na przykład na WhatsAppie albo SMS-em, z przypomnieniem terminu i linkiem do odpowiedzi. Taka wiadomość jest miła, a nie natarczywa, i zwykle wystarcza.
Przypomnienie wyślijcie mniej więcej tydzień przed terminem odpowiedzi. Jeśli i to nie pomoże, zadzwońcie: babcia często woli powiedzieć to przez telefon, a Wy zapiszecie jej odpowiedź sami.
Jak policzyć odpowiedzi dla sali i cateringu
Sala potrzebuje liczby dorosłych i dzieci (często w przedziałach wiekowych), liczby posiłków specjalnych oraz informacji o alergiach. Jeśli organizujecie noclegi albo transport, przyda się też liczba pokoi i miejsc w autokarze.
Licząc ręcznie, łatwo o pomyłkę. Dlatego warto zbierać odpowiedzi w miejscu, które samo sumuje obecność, diety, wiek dzieci i noclegi i pozwala wydrukować podsumowanie dla sali.
Jak to wygląda w Wedding Guests
Goście odpowiadają bez aplikacji i bez zakładania konta, po polsku albo po angielsku. Pytamy o wszystko z listy powyżej, także o poprawiny, a Wy widzicie odpowiedzi na żywo i dostajecie wiadomość, gdy ktoś odpowie.
- Dodajcie zaproszenia ręcznie albo wgrajcie listę z Excela.
- Ustawcie termin odpowiedzi i zaprojektujcie stronę, którą goście zobaczą po zeskanowaniu kodu.
- Wydrukujcie kody QR albo wyślijcie gościom ich prywatne linki.
- Obserwujcie odpowiedzi w podsumowaniu, a tym kilku osobom, które zapomną, przypomnijcie się jednym dotknięciem.
- Pobierzcie listę w Excelu albo podsumowanie PDF dla sali.
Częste pytania
- Ile czasu przed weselem prosić o potwierdzenie przybycia?
- Zwykle cztery do sześciu tygodni przed weselem. Sprawdźcie, do kiedy sala potrzebuje ostatecznej liczby gości, i ustawcie termin co najmniej tydzień wcześniej.
- Czy wypada przypominać gościom o odpowiedzi?
- Tak. Krótka, osobista wiadomość z linkiem do odpowiedzi to dla gości ułatwienie, nie kłopot. Najlepiej wysłać ją około tygodnia przed terminem.
- Co zrobić, gdy ktoś odpowiedział przez telefon?
- Zapiszcie jego odpowiedź w tym samym miejscu co pozostałe, żeby lista była kompletna. W Wedding Guests zrobicie to w kilka sekund w panelu.
