Liczba gości dla sali weselnej: co podać, kiedy i jak to policzyć

• liczbę dorosłych i dzieci, a dzieci często w przedziałach wiekowych, bo mają osobny cennik,
• posiłki specjalne: wegetariańskie, wegańskie, bez glutenu, bez laktozy,
• alergie, z imieniem gościa, żeby kelner wiedział, komu podać inne danie,
• liczbę osób na poprawinach i innych wydarzeniach, jeśli są osobno,
• noclegi i miejsca w transporcie, jeśli je organizujecie.

Sale zwykle chcą ostatecznej liczby gości na dwa do trzech tygodni przed weselem, a wstępnej wcześniej, przy ustalaniu menu. Zapytajcie o to przy podpisywaniu umowy i ustawcie termin odpowiedzi gości co najmniej tydzień przed tym dniem.

Gdy goście odpowiadają przez swoje kody QR, podsumowanie liczy wszystko samo: obecność, dorosłych i dzieci, diety, dzieci według wieku, noclegi, transport i każde dodatkowe wydarzenie. Widzicie też, ilu gości jeszcze nie odpowiedziało, więc wiecie, jak bardzo liczby mogą się zmienić.

Na liście gości przefiltrujecie osoby po diecie i od razu zobaczycie, kto jest na diecie bezglutenowej albo wegańskiej. Notatki o alergiach widzicie tylko Wy, a w podsumowaniu dla sali pojawiają się przy imieniu gościa.

Zamiast przepisywać liczby do maila, przekażcie sali jeden dokument A4: liczba gości, dorosłych i dzieci, dzieci według wieku, kto ma jaką dietę i alergie, miejsca w transporcie i noclegi, każde dodatkowe wydarzenie i pełna lista gości.

1. 1Otwórzcie zakładkę Eksport.
2. 2Wybierzcie język dokumentu: polski albo angielski, jeśli sala obsługuje gości z zagranicy.
3. 3Przy Podsumowaniu dla sali kliknijcie Wygeneruj. Po kilku sekundach plik będzie gotowy do pobrania.

Dla cateringu albo planu stołów pobierzcie listę obecnych gości w Excelu: dieta, alergie i uwagi przy każdej osobie, nocleg i transport, z osobnymi arkuszami dla podsumowania i zaproszeń. Ta sama lista jako plik CSV otworzy się w Arkuszach Google, Numbers i narzędziach do planowania stołów.

Pliki pokazują odpowiedzi z chwili wygenerowania i przechowujemy je przez 7 dni. Zawierają informacje o alergiach, więc przekazujcie je tylko osobom, które przygotowują jedzenie.